Facturación electrónica para restaurantes en Colombia

La facturación electrónica dejó de ser un tema solo de grandes empresas. Hoy la DIAN exige que la mayoría de los negocios, incluidos restaurantes, bares y cafeterías, emitan sus documentos de venta de forma electrónica. Si tienes un negocio gastronómico, esto es lo que debes saber para no arriesgarte a sanciones.

Esta guía es informativa y resume conceptos generales. La normativa tributaria cambia con frecuencia y depende de tu situación particular, así que valida siempre con tu contador y con la información oficial de la DIAN.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica de venta es un documento que tiene la misma validez que una factura en papel, pero se genera, envía y conserva en formato digital. Antes de entregarse al cliente, la DIAN la valida, lo que le permite conocer las ventas de cada negocio casi en tiempo real.

Factura electrónica vs. documento equivalente POS electrónico

En un restaurante conviven dos tipos de documento:

• Documento equivalente electrónico tiquete POS: es el "recibo" que se entrega normalmente al cliente final que no pide factura. Con la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, este tiquete también pasó a ser electrónico y se debe transmitir a la DIAN.
• Factura electrónica de venta: se expide cuando el cliente la solicita (por ejemplo, una empresa que necesita soportar el gasto) o cuando la venta supera el monto máximo permitido para el tiquete POS, fijado en UVT.

Si tu cliente pide factura con sus datos, debes expedirle factura electrónica, no un tiquete POS.

¿Qué impuestos cobra un restaurante?

La mayoría de restaurantes, cafeterías y bares en Colombia no cobran IVA sobre el servicio de comidas, sino el impuesto nacional al consumo (INC) del 8 %. Hay excepciones, como ciertos negocios que operan bajo franquicia o pequeños negocios que no superan el tope de ingresos para ser responsables del impuesto. Tu contador te dirá cuál es tu caso.

La propina es voluntaria, no hace parte del ingreso del restaurante ni es base de impuestos, y debe informarse al cliente antes de cobrarla, preguntándole si desea incluirla.

Requisitos para empezar a facturar electrónicamente

1. Tener el RUT actualizado con la responsabilidad de facturador electrónico.
2. Elegir un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN o usar la solución gratuita de la DIAN si tu volumen es bajo.
3. Habilitarte en el portal de la DIAN y completar el set de pruebas.
4. Solicitar la numeración (resolución de facturación) para facturas y documentos equivalentes.
5. Configurar tu sistema de ventas para que cada cobro genere el documento correcto.

Errores comunes en restaurantes

• Seguir entregando tiquetes de papel sin transmitirlos electrónicamente.
• Usar una numeración vencida o de otro punto de venta.
• Cobrar IVA cuando corresponde INC, o al revés.
• Incluir la propina dentro de la base gravable.
• No entregar factura electrónica cuando el cliente la pide.
• Llevar caja e informes por fuera del sistema de facturación, lo que genera descuadres con la DIAN.

Cómo ayuda un sistema POS

La facturación es solo el último paso de la venta. Si el pedido se toma en papel, se digita en caja y luego se factura en otro programa, cada paso es una oportunidad de error. Un sistema POS para restaurantes concentra el pedido, la cuenta, el cobro y los reportes en un solo lugar, para que tus cierres de caja cuadren con lo facturado.

Si quieres saber cómo se integra Bisttros con la facturación de tu negocio, escríbenos desde el botón de contacto o revisa las preguntas frecuentes.

Preguntas rápidas

¿Un restaurante pequeño también debe facturar electrónicamente?

Si estás obligado a facturar, sí. La obligación depende de tu régimen y de tus ingresos, no del tamaño del local. Consulta con tu contador si cumples los requisitos para no estar obligado.

¿Puedo seguir usando la caja registradora?

Puedes seguir usando un equipo para cobrar, pero el documento que entregas debe cumplir con la normativa de documentos equivalentes electrónicos.

¿Qué pasa si no cumplo?

No facturar o hacerlo sin los requisitos puede generar sanciones de la DIAN, que van desde multas hasta el cierre temporal del establecimiento.